Questo articolo fa parte di una serie di mie riflessioni sull’innovazione technology-driven, cominciata qui.
Ho illustrato (a partire da qui) la costruzione di un Piano Progetti, attraverso la valutazione delle schede progetto, raccolte a livello aziendale, per tutti i progetti di innovazione (in corso o previsti nell’arco dell’anno o nell’orizzonte del piano strategico) ed alcuni strumenti finalizzati a valutare l’allineamento di ciascun progetto con la strategia di business, misurarne il valore generato, attribuire una priorità e finanziare i progetti che emergono dal processo di selezione.
Ho dettagliato (a partire da qui) come il demand management ed il project management introducano una serie di strumenti specifici per dettagliare i piani di sviluppo dei singoli progetti, assegnargli le risorse e monitorarne l’andamento nel tempo, indirizzando le eventuali criticità.
Comincio oggi a parlare di
Project Portfolio Management, cioè quei processi e di strumenti finalizzati a valutare – nel complesso – l’allineamento dei progetti di innovazione con la strategia di business, l’andamento e la sostenibilità e verificarne il valore generato.
La gestione intelligente del portafoglio progetti si basa sul recupero e la gestione in forma centralizzata di tutte le informazioni dettagliate sui progetti, integrando ed unificando le attività di budget e gestione degli investimenti con quelle di demand management e project management.
Inoltre il Project Portfolio Management consente di gestire in modo ottimizzato le risorse che devono essere condivise, mantenendo una visione complessiva del loro utilizzo sulle attività in cui sono coinvolte.
In dettaglio, le attività abilitate e supportate attraverso i processi di Project Portfolio Management sono le seguenti:
Define
- Lo sviluppo e il raffinamento della strategia di investimento sul Piano di innovazione
- La definizione delle metriche per la misurazione del successo dei progetti
Select
- La messa in priorità dei Progetti ed il loro posizionamento nel tempo
- L’autorizzazione all’avvio dei singoli progetti
Execute
- La pianificazione complessiva del budget e delle risorse
- L’identificazione e la gestione dei rischi complessivi
- Il controllo dell’andamento e della qualità
- La gestione del cambiamento coordinata fra i progetti
Evaluate
- La misurazione dei risultati ottenuti, e il confronto con gli obiettivi dichiarati
- La verifica dell’aderenza di quanto prodotto agli standard
- Il consolidamento della conoscenza sviluppata
Communicate
- La formalizzazione e gestione delle aspettative del management sui risultati progettuali
- L’interazione efficace e la comunicazione ai diversi livelli
- Il reporting sui progressi rispetto agli obiettivi complessivi
I processi di PPM sono guidati tipicamente da una figura specialistica, di seniority medio/alta, con esperienza di change management ed un’ottima comprensione degli obiettivi stratetgici e del piano di innovazione.
Fra le sue responsabilità ci sono:
- Lo Sviluppo e manutenzione della metodologia di PPM, che deve essere commisurata alla maturità dell’organizzazione in cui si cala, in termini ad es. di project management.
- Il coordinamento degli start-up progettuali, relativamente alla formazione dei gruppi di lavoro ed alla verifica dei piani operativi, con specifico riferimento a tutte le attività che possono avere impatto su risorse critiche e/o condivise.
- La definizione di metodologie di repository documentale e attivazione dei canali di comunicazione tra i referenti dei progetti. Su questo tema esistono delle piattaforme software che consentono di raccogliere tutte le informazioni rilevanti e impostare il workflow di Project & Portfolio Management.
- Il monitoraggio dello Stato Avanzamento Lavori complessivo attraverso l’individuazione e l’utilizzo di specifici Key Performance Indicators.
- La rendicontazione verso il top management sui risultati dell’attività progettuale.
- L’identificazione e realizzazione di interventi volti a facilitare il cambiamento.
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