Demand e Project Management: sono processi distinti?

Questo articolo fa parte di una serie di mie riflessioni sull’innovazione technology-driven, cominciata qui.

Nell’ultimo articolo ho illustrato in sintesi i processi di IT Management pervisti dagli standard CoBIT e ITIL, cui vi indirizzo per approfondimenti.

Quelli che più mi interessano, in termini di progettazione dell’innovazione, sono due processi correlati: il demand management e il project management.

Il demand management è l’interfaccia primaria fra la funzione di Information Technology e gli utenti di business per gli aspetti di innovazione.

Fra i suoi obiettivi principali:

  • Facilitare la collaborazione fra il business e l’IT, garantendo una comunicazione efficace e la condivisione di informazioni.
  • Raccogliere e gestire le diverse tipologie di richieste, provenienti dalle unità di business, ma anche dall’IT stesso, rendendole confrontabili e consentendone una messa in priorità rispetto ai criteri di scelta e alle regole stabilite dall’azienda.
  • Alimentare il Project Portfolio Management, indirizzando la funzione IT a gestire al meglio risorse e priorità.
  • Supportare la pianificazione degli interventi grazie a informazioni dettagliate (tempi, costi, risorse impiegate, vincoli tecnologici al cambiamento, ecc.) e monitorare l’andamento dei progetti (sia in fase di pianificazione e realizzazione, che nella fase di manutenzione in seguito al rilascio).

Il ruolo del Demand Manager, abbastanza recente nelle configurazioni funzionali ed organizzative delle aziende italiane, è una risorsa che deve interloquire con il business in maniera autorevole. Oltre ad avere una ottima conoscenza della struttura e dei processi IT dell’impresa, deve dimostrare una particolare sensibilità ed attenzione verso i problemi del business ed il punto di vista dell’utente. Spesso i demand manager sono specializzati per aree aziendali.

Passando alle caratteristiche più soft, il demand manager deve avere una innata capacità di relazione, poiché la prima grande responsabilità è certamente quella di gestire la relazione con il cliente interno lungo tutto il processo di gestione della domanda

Per quanto riguarda le soluzioni organizzative, a mio avviso le più efficaci sono quelle che posizionano il demand management a diretto riporto del vertice decisionale, che può essere in ambito IT o Business. Ci sono anche casi di organizzazioni di tipo matriciale in cui il demand manager riporta gerarchicamente al’IT e funzionalmente al business, con le complessità che ne derivano. Meno efficace è a mio avviso una soluzione in cui il demand manager riporta al Responsabile dell’Area Applicativa, in quanto questo rischia di pregiudicare la sua neutralità funzionale.

Potete approfondire le caratteristiche di un demand manager qui.

Il project management è quell’insieme di attività volte alla realizzazione degli scopi/obiettivi di un progetto,

inteso come sforzo delimitato nel tempo (con una data di partenza e una di completamento), diretto a creare dei prodotti e/o servizi e/o risultati specifici, che comportano dei benefici o del valore aggiunto al committente/cliente.

La sfida principale del project management è quella di raggiungere gli obiettivi del progetto restando all’interno del perimetro costituito dai classici vincoli determinati dal contesto del committente, solitamente il costo, il tempo e lo scopo (nel senso anche della qualità).

La sfida secondaria – ma non meno ambiziosa – è quella di ottimizzare l’allocazione delle risorse e integrare gli input necessari a raggiungere gli obiettivi definiti.

Fra le attività tipiche del project management ci sono quelle di:

  • Inquadramento dei risultati attesi, definizione dei tempi e costi di implementazione, staffing e planning delle attività.
  • Valutazione dell’andamento del progetto nel complesso e puntualmente sulle attività che lo compongono.
  • Indirizzi e direttive sulle attività componenti.
  • Individuazione delle sinergie sulle attività componenti.

Il Project Manager gestisce uno o più progetti, con responsabilità del rispetto degli obiettivi stabiliti e della qualità della delivery. Ha competenze trasversali sul contenuto tecnico dei progetti che gestisce, che gli devono consentire – attraverso il team – di:

  • Identificare i prodotti finiti e sviluppare il planning di dettaglio del progetto.
  • Assegnare il time frame ed i contenuti alle attività del progetto.
  • Definire e stimare gli impegni delle figure professionali e identificare le risorse di cui richiedere l’assegnazione.
  • Rilevare lo stato avanzamento lavori, gli economics ed il trend del progetto, mettendo in atto le eventuali azioni correttive.
  • Assegnare le priorità e individuare le sinergie sulle attività componenti.
  • Verificare la rispondenza tecnica delle proposte di terzi alle esigenze del progetto ed esprimere un parere sulla congruenza del controvalore economico.

È possibile rappresentare il demand management ed il project management con un unico modello che descrive tutte le attività che vanno dalla nascita dell’idea di innovazione al rilascio dei risultati del progetto.

Demand e project management

Come vedete, solo la componente tecnica dello sviluppo del progetto è tipica del project management, mentre le fasi di ingaggio, avvio, monitoraggio e delivery sono in comune fra i due processi.

Prosegue qui

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